di Marco de Feo,

Il Consiglio dei Ministri lo scorso 16 Settembre ha approvato all’unanimità un Decreto Legge, nr. 127 pubblicato in data 21/09/2021, per l'estensione dell’obbligo del Green Pass (GP) a tutti i lavoratori del comparto pubblico e privato.

A partire dal prossimo 15/10, tutto il personale assunto in azienda, con qualsiasi tipologia di contratto, sarà tenuto a possedere ed esibire, a richiesta, il proprio GP o certificazione verde per l’accesso in ogni luogo di lavoro privato.

Si ricorda che, così come previsto dal Decreto, tali obblighi resteranno in vigore sino al 31/12/2021, definito dalla normativa attualmente in vigore, quale termine di cessazione dello stato di emergenza, salvo ulteriori proroghe.

L’obbligo riguarda tutti coloro che svolgono un’attività di lavoro, indipendentemente dalla tipologia contrattuale che regola la prestazione. Quindi, saranno interessati non solo i lavoratori dipendenti, ivi compresi i lavoratori domestici, gli assistenti familiari, colf, badanti, babysitter e tutte le altre figure affini, ma anche i collaboratori autonomi (es. partite Iva o co.co.co.), gli appaltatori, i consulenti, i titolari di ditte individuali ed i formatori, come espressamente disposto dal decreto che fa riferimento anche a chi lavora «sulla base di contratti esterni», quindi anche i lavoratori in somministrazione e in appalto e, più in generale, i dipendenti che operano all’interno dell’azienda ma alle dipendenze di altri datori di lavoro.

Con riguardo ai lavoratori in somministrazione, sarà sempre l’agenzia (somministratore) a dover assicurare il possesso del GP quale obbligo contrattuale nei confronti dell’utilizzatore. Sarà, quindi, l’agenzia a dover informare il lavoratore somministrato della necessità di dotarsi della certificazione, fermo restando l’obbligo di verifica da parte dell’utilizzatore.

Anche per i lavoratori che svolgono la prestazione al di fuori della sede aziendale (es. guardie giurate, servizi di pulizia in appalto) sussiste l’obbligo di esibizione del GP, tenuto conto che la verifica, qualora non effettuata dal datore di lavoro, dovrà essere operata dal cliente.

Pertanto, onde evitare l’insorgere di disservizi per il datore di lavoro, quali ad esempio, scoperture del servizio e contestazioni dei clienti, si consiglia dal prossimo 15 ottobre di procedere alla verifica del GP per tutti i lavoratori che svolgono la prestazione lavorativa al di fuori della sede aziendale.

Appare opportuno, nelle procedure da definire e adottare alla data del 15 ottobre, richiedere ai lavoratori di comunicare preventivamente se saranno in possesso del GP in un determinato periodo, onde poter organizzare attività lavorative (si pensi al lavoro in turni, al distacco o alle trasferte), portando preventivamente a conoscenza di detta possibilità i lavoratori interessati.

Non è espressamente previsto che di tale obbligo siano investiti i datori di lavoro stessi, in quanto il testo lo prevede per “chiunque svolge una attività lavorativa nel settore privato”. D’altro canto viene precisato che l’obbligo sussiste “ai fini dell’accesso nei luoghi in cui la predetta attività è svolta” e che “si applica altresì a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa” nei luoghi di lavoro, “anche sulla base di contratti esterni”. Pertanto, appare verosimile e consigliabile che anche i datori di lavoro si muniscano di GP, fatti salvi i casi di esenzione, onde non incorrere in possibili violazioni in caso di controlli.

Inoltre, nell’individuazione del plesso aziendale oggetto del controllo, è opportuno delimitare e definire il perimetro con una accezione estensiva e più ampia possibile, non limitandolo ai luoghi chiusi ed includendo tutte le aree utilizzate ove, ad esempio, hanno accesso anche fornitori esterni.

Per ottenere il GP occorrono una o più condizioni. Inoltre, il GP ha una validità temporale legata al tipo di condizione che ne ha permesso l’emissione.

In caso di vaccinazione, il GP è valido solo dopo 15 giorni dalla prima dose o dall’effettuazione del vaccino monodose.

Il nuovo Decreto ha previsto che la certificazione verde è rilasciata contestualmente all'avvenuta somministrazione di una sola dose di vaccino dopo una precedente infezione ed ha validità dalla medesima somministrazione.

Nel caso di negatività al test rapido antigenico, la validità del GP è di sole 48 ore, prolungata a 72 ore nel caso di tampone molecolare, quindi dopo rispettivamente due e tre giorni dal test, la certificazione non sarà più valida.

Sarà opportuno preavvertire tempestivamente le categorie di lavoratori interessati affinché, alla data di entrata in vigore del Decreto, il GP sia stato precedentemente emesso, considerato che al fine di ottenere il rilascio del GP in tempo utile, i lavoratori dovranno sottoporsi alla vaccinazione entro il prossimo 30 settembre, fermo restando la possibilità di sottoporsi ai test molecolari o antigenici a partire dal 15/10, con la tempistica ed i periodi di validità su indicati.

Si ricorda che le suddette misure non si applicano ai soggetti esentati dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti dal Ministero della Salute con la Circolare nr. 35309 del 04 agosto 2021.

Si tratta di quei soggetti per i quali la vaccinazione venga omessa o differita in ragione di specifiche e documentate condizioni cliniche che la rendono, in maniera permanente o temporanea, controindicata.

La certificazione di esenzione alla vaccinazione è rilasciata dalle competenti autorità sanitarie in formato anche cartaceo sino al 30 settembre.

Salvo ulteriori disposizioni, le certificazioni potranno essere rilasciate direttamente dai medici vaccinatori dei Servizi vaccinali delle Aziende ed Enti dei Servizi Sanitari Regionali, dai Medici di Medicina Generale, dai Pediatri di Libera Scelta del lavoratore che operano nell’ambito della campagna di vaccinazione anti-SARS-CoV-2 nazionale.

Si ritiene che ai fini di una corretta gestione dei lavoratori esentati, il Medico Aziendale rilascerà un certificato di inidoneità temporanea (sino al 31/12/2021) alle mansioni in azienda, consigliando di adibire il lavoratore allo svolgimento della prestazione in smart working, ove le mansioni siano compatibili.

Ove le mansioni non lo consentano, nel caso in cui lo smart working non sia attuabile, il datore procederà con la sospensione del lavoratore senza retribuzione a tempo indeterminato e in attesa che la situazione si sblocchi.

Di contro, il lavoratore esentato potrà svolgere la prestazione in azienda, fermo restando l’esibizione del GP rilasciato a seguito di tampone molecolare o antigenico negativo.

Si precisa che, per i lavoratori che eseguono attualmente, o alla data di entrata in vigore dell’obbligo, la prestazione di lavoro in regime di smart working non vi saranno obblighi di esibizione del GP se non al momento dell’accesso alla propria sede di lavoro, qualora previsto nell’accordo o richiesto dal datore.

Sul punto occorre sottolineare che lo smart working si fonda su un accordo individuale volontario -reversibile- con il quale viene regolata l’esecuzione della prestazione lavorativa in parte presso l’abituale sede di lavoro ed in parte all’esterno, presso altri luoghi quali, ad esempio, la propria abitazione, spazi di co-working ovvero altri espressamente individuati allo stesso accordo.

Non sussiste -ad oggi- alcun diritto generalizzato ad eseguire la prestazione in tale modalità se non per le lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità, per i genitori che abbiano figli con disabilità grave riconosciuta e per i lavoratori fragili.

I datori di lavoro saranno responsabili dei relativi controlli.

Entro il 15 ottobre 2021, andranno definite le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche, che potranno avvenire anche a campione ed a richiesta di esibizione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro e prima dell’inizio della prestazione.

La scelta della verifica a campione, dopo che i lavoratori hanno avuto accesso in azienda, non impedisce l’accesso a chi non è dotato di GP e, di conseguenza, non contribuisce efficacemente a impedire la diffusione del contagio, comportando, tale scelta, sanzioni più pesanti per i lavoratori scoperti non in regola.

Inoltre, l’eventuale adozione di entrambi i controlli, prima dell’acceso e a campione, potrebbe essere valutato come discriminatorio. Infatti un lavoratore sottoposto a controllo a campione durante il lavoro e sprovvisto di GP, oltre alla sanzione amministrativa, potrebbe essere sottoposto ad un procedimento disciplinare.

Di contro, qualora il controllo fosse adottato prima dell’accesso, non vi sarebbero risvolti disciplinari o sanzioni amministrative per il lavoratore, il quale sarà esclusivamente sospeso dal lavoro e dalla retribuzione.

A tal proposito, il Governo ha precisato, con nota del 27/09/2021, che le aziende che effettueranno controlli a campione sul personale non incorreranno in sanzioni nel caso in cui un controllo delle Autorità dovesse riscontrare la presenza di lavoratori senza GP, a condizione che i controlli siano stati effettuati nel rispetto di adeguati modelli organizzativi, come previsto dal D.L. 127/2021.

Quindi il datore di lavoro, direttamente o tramite delegati, dovrà effettuare controlli prima dell’accesso al luogo di lavoro -anche con riguardo alla certificazione di esenzione- ovvero anche durante l’esecuzione della prestazione di lavoro.

Sarà necessario predisporre la verifica del GP anche in caso di accesso in azienda di fornitori e consulenti.

Tramite apposita delega scritta ed atto formale, dovrà essere individuato uno o più soggetti, interni o esterni, incaricati sia dell’accertamento che della contestazione delle violazioni.

La delega ai controlli potrà essere conferita anche al personale esterno a cui sia, ad esempio, appaltato il servizio di portineria, reception o vigilanza già presente in azienda ovvero incaricando per tale servizio di controllo un soggetto esterno in forza di apposito contratto di appalto.

Si consiglia di nominare due delegati al controllo, nell’eventualità di contestazioni sulla correttezza delle procedure adottate ed applicate.

E’ consigliabile procedere ad un aggiornamento del Protocollo prevenzionale aziendale anti Covid-19 con le misure adottate in base al D.L. 127, tramite una definizione condivisa delle stesse misure in seno al Comitato Aziendale di Sicurezza (RSPP, RLS, Medico Aziendale, Delegato del Datore di Lavoro, eventuali RSA/RSU) previsto dall’art. 13 del Protocollo 14 marzo 2020 aggiornato il 6 aprile 2021, con particolare riferimento alla nomina dell’incaricato/i alla verifica.

Inoltre, sarà necessario informare i lavoratori, ai sensi dell’art. 3 della L. 300/1970, dei nominativi degli incaricati al controllo del GP tramite avviso nella bacheca aziendale ovvero comunicazioni individuali.

Avendo il GP ha una durata temporale e non essendo consigliabile un controllo quotidiano ovvero periodico dei GP, che potrebbe richiedere un dispendio di tempo e risorse significativo, soprattutto per le piccole realtà aziendali, si consiglia, nel rispetto della privacy, di predisporre un alert temporale dalla data di verifica generalizzato dei GP per un successivo controllo, sempre generalizzato, ogni tre mesi ad esempio, ovvero a campione quando lo si ritiene opportuno.

Di contro, il datore di lavoro potrebbe richiedere al lavoratore di comunicare se per uno specifico periodo (settimana, mese, turni di lavoro), al fine di organizzare l’attività lavorativa e fermo restando i relativi controlli, lo stesso sarà in possesso o meno del GP -o di una certificazione di esenzione- per l’accesso ai luoghi di lavoro.

Infatti si pensi alle ricadute negative nel caso di verifica negativa all’ingresso dell’azienda per il datore di lavoro che dovrà immediatamente informarne la squadra, il reparto o il team di appartenenza dell’assenza del lavoratore sprovvisto del GP al fine di della sostituzione e riorganizzazione degli organici attesi per quella giornata.

Tale possibilità andrà regolamentata alle procedure aziendali adottate e comunicata  tempestivamente a tutto il personale.

Alla luce del nuovo Decreto, tuttavia, sarebbe opportuno un intervento dell’Autorità Garante della Privacy -la quale si era già espressa in senso negativo in precedenza per le palestre- volto al riconoscimento della possibilità di rilevare, al primo controllo, la data di scadenza della certificazione, fornendo all’interessato idonea informativa sul trattamento del dato ed acquisendo il relativo consenso, ai fini della conformità con i diritti connessi al trattamento dei dati personali, in modo da evitare la reiterazione di controlli.

La verifica del GP avviene tramite apposita applicazione di verifica nazionale denominata  “VerificaC19”, disponibile per i principali e più diffusi sistemi operativi in commercio con la seguente modalità:

a) la certificazione è richiesta dal verificatore all’interessato che mostra il relativo documento (in formato digitale oppure cartaceo) consistente in un codice a barre bidimensionale (QR code) che identifica il codice univoco alfanumerico;

b) l’applicazione legge il QR Code, ne estrae le informazioni e procede con il controllo del sigillo elettronico qualificato;

c) l’applicazione elabora le regole per verificare che la certificazione sia valida;

d) l’applicazione mostra graficamente al verificatore l’effettiva validità della certificazione nonché il nome, il cognome e la data di nascita dell’intestatario della stessa.

L’applicazione potrà effettuare la verifica anche offline ma si dovrà comunque accedere alla banca dati almeno una volta al giorno.

Per il personale che verrà incaricato dal datore di lavoro sarà sufficiente inquadrare il QR Code della certificazione verde, che potrà essere esibita in formato cartaceo o digitale, e accertarsi della validità e dei dati identificativi.

Per il rispetto della privacy, ai fini della verifica sarà sufficiente che il lavoratore esibisca solo e soltanto il QR Code e, nel caso di impossibilità di identificazione personale, il documento di identità per verificare che il GP esibito sia effettivamente quello del dipendente.

Si precisa che il datore di lavoro, o suo delegato, potrà sempre chiedere, in caso di dubbio, la corrispondenza tra il documento di identità e il dato riportato dal sistema di verifica del GP.

Non è in alcun modo prevista dal sistema la raccolta dei dati dell'intestatario del GP. Di conseguenza non sarà possibile, e consentito, accedere ai presupposti -vaccino, guarigione dal COVID-19 o tampone- che hanno determinato il rilascio del GP nonché alla sua scadenza.

Il Decreto introduce anche sanzioni, elevate dai Prefetti territorialmente competenti, nella misura di un importo variabile tra € 600,00 ed € 1.500,00 per i lavoratori che accedono sul posto di lavoro senza GP, fermo restando le ulteriori misure disciplinari previste dalla normativa contrattuale di settore e dalla L. 300/70 qualora lo stesso lavoratore acceda in azienda non dichiarando di esserne sprovvisto ovvero, ad esempio, ponga in essere condotte elusive dei controlli.

Non appare necessario provvedere ad un aggiornamento del Codice Disciplinare prevedendo sanzioni specifiche per le condotte elusive suddette stante la natura delle stesse e le possibili conseguenze che potrebbero causare in tema di tutela della salute e della sicurezza.

Per i datori di lavoro che non effettuano i controlli sono previste sanzioni da € 400,00 ad € 1.000,00 (importo che raddoppia in caso di violazioni reiterate).

Sarà cura dei soggetti incaricati dal datore di lavoro, ovvero dal datore stesso, all’accertamento ed alla contestazione delle violazioni, trasmettere al Prefetto gli atti relativi alla violazione.

Nel caso in cui il lavoratore comunichi di non essere in possesso della certificazione verde o qualora ne risulti privo al momento dell’accesso al luogo di lavoro, al fine di tutelare la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro, il datore ne inibirà l’accesso, con la conseguente registrazione dell’assenza sul lavoro.

In tal caso, è opportuno predisporre documentazione probatoria che consenta di dimostrare gli elementi a fondamento della contestazione.

Si consiglia la predisposizione di un modello da compilare al momento dell’esito negativo della verifica, contenente le indicazioni dello strumento di verifica, orario, luogo, prova della mancata esibizione del GP, identificazione del lavoratore, eventuali motivazioni evidenziate dal lavoratore, verifica della validità del GP.

Dallo stesso giorno l’assenza verrà qualificata come ingiustificata e comporterà le prescritte conseguenze della “mancata presenza in servizio” secondo la legislazione e la normativa vigente.

Il rapporto di lavoro è immediatamente sospeso fino alla presentazione della predetta certificazione e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021.

Si precisa che, a tutela del datore di lavoro in caso di eventuali e futuri accessi ispettivi ed ai fini delle registrazioni delle assenze nel Libro Unico del Lavoro, non vi sarà la necessità di avviare un procedimento disciplinare e non vi saranno, quindi, conseguenze disciplinari per il lavoratore (fatto salvo quanto sopra), il quale avrà, comunque, diritto alla conservazione del rapporto di lavoro.

Nei casi di assenza ingiustificata e di sospensione, il datore di lavoro non sarà tenuto a versare, come disposto dal Decreto, alcuna retribuzione né altro compenso o emolumento, anche di natura fiscale e previdenziale, o comunque denominato, restando inteso, di conseguenza, che il lavoratore non maturerà i relativi ratei di retribuzioni differite ed altri istituti contrattuali.

Nelle ipotesi appena descritte sarà necessario che il datore di lavoro o il soggetto aziendale munito dei relativi poteri, comunichi immediatamente al lavoratore -con atto scritto comprovante l’avvenuta ricezione- la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino alla presentazione della predetta certificazione e, comunque non oltre il 31 dicembre 2021, quale termine di cessazione dello stato di emergenza.

Il datore di lavoro potrà procedere ad una assunzione a tempo determinato in sostituzione del lavoratore sprovvisto di GP sino al rientro in servizio dello stesso -sino alla riacquisizione delle condizioni di idoneità lavorativa-, avendo cura di inserire al contratto il nominativo del lavoratore sostituito ai fine della certezza del termine dello stesso contratto.

Per le aziende che alla data del 15 ottobre avranno alle proprie dipendenze un numero di lavoratori fino a 14, le stesse potranno sospendere il lavoratore trascorsi cinque giorni dalla mancata presentazione del GP e per la durata corrispondente a quella di un eventuale contratto di lavoro a tempo determinato stipulato per la sua sostituzione, contratto che non potrà essere comunque superiore a dieci giorni -eventualmente rinnovabili, una sola volta, per altri dieci giorni-, e non oltre il predetto termine del 31 dicembre 2021.

La ratio della previsione appare quella di porre nelle condizioni il lavoratore, sprovvisto di GP alla data del controllo, di effettuare la prima vaccinazione e ricevere il GP trascorsi i 15 previsti dalla normativa.

Ai fini di una corretta, efficiente e snella gestione ed organizzazione delle attività aziendali, sarà opportuno chiedere al lavoratore sospeso di comunicare tempestivamente e con un congruo e ragionevole preavviso l’ottenimento del GP così da poter predisporre il rientro al lavoro nei giorni successivi alla comunicazione, evitando che il rientro senza preavviso possa creare inefficienze nella gestione del personale modificata per far fronte all’assenza del lavoratore.

Le ulteriori misure inserite al Decreto Legge riguardano, per quanto di interesse, la possibilità per i soggetti esentati dalla vaccinazione, con disabilità o in condizione di fragilità, di effettuare test molecolari e antigenici rapidi gratuitamente, nonché la conferma del prezzo calmierato per i test antigenici rapidi nella misura massima applicabile di € 15,00 per i maggiori di età ed € 8,00 per i minori tra 12 e 18 anni.

Allo stato, non essendo il test riconosciuto quale dispositivo di protezione individuale del lavoratore, i datori potranno valutare, quale trattamento di miglior favore, l’opportunità di sostenere, in tutto o in parte, le spese dei test per i lavoratori non vaccinati ovvero esentati.

Infatti, si potrebbero sottoscrivere convezioni aziendali con farmacie o centri medici mettendo a disposizione, mensilmente o settimanalmente, una determinata quantità di test, ovvero prevedere il tampone quale strumento di welfare, accedendo al relativo trattamento fiscale agevolato per le aziende, limitando in tal modo l’impatto di spesa per i lavoratori, aumentando il livello di sicurezza in azienda in favore di tutti i lavoratori e limitando i disagi organizzativi derivanti dalle eventuali assenze dei lavoratori.

Alla luce di quanto esposto, si raccomanda di procedere tempestivamente a:

1)  Indire riunione del Comitato Aziendale e redigere verbale delle misure adottate in base al DL 127 (procedure controlli, perimetro aziendale);

2)  Aggiornare il Protocollo Aziendale di contenimento e contrasto della pandemia con le misure adottate;

3)  Predisporre idonea informativa, che si consiglia di pubblicizzare quanto prima a tutto il personale tramite consegna individuale o affissione, sulle modalità operative ed organizzative adottate per la verifica, ivi compresi i nominativi dei delegati, le procedure di verifica, l’informativa sul trattamento dei dati, conseguenze e sanzioni della mancata esibizione del GP e dell’accesso in azienda eludendo i controlli;

4)  Verificare preventivamente la platea dei soggetti esentati dalla campagna vaccinale onde valutare con il Medico Competente le relative azioni tese ad una corretta gestione degli stessi lavoratori;

5)  Nominare il/i delegato/i ai controlli tramite apposito atto formale scritto;

6)  Predisposizione la strumentazione tecnologica necessaria alla verifica della validità del GP;

7)  Predisporre informativa tecnica e pratica per il/i delegato/i sulla procedura di verifica tramite applicazione;

8)  Predisporre informativa in materia di tutela dei dati personali per il/i delegato/i sulla procedura di verifica tramite applicazione;

9)  Predisporre modello di verifica negativa di possesso del GP;

10)  Predisporre nota di sospensione dal lavoro e dalla retribuzione nel caso di dipendente sprovvisto di GP.